电子备案表，全称“学历证书电子注册备案表”，是根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》(教学[2001]4号)对学历证书电子注册审核备案的结果。它是在学历网上查询系统的基础上，利用全国高等教育学历证书电子注册数据库，为企业、个人或相关机构提供多种形式的学历查询结果，并提供权威、便捷的在线验证服务。
电子备案表的形成是这样的：系统针对使用"查询码"方式查询学历的用户，在获得学历查询结果后，自动生成《学历证书电子注册备案表》，既可打印也可下载(PDF格式)备案表，还可以html格式将电子版备案表发送到指定邮箱(同时以邮件附件方式提供PDF格式的电子文档)。备案表持有人可在30日有效期内，通过网站的在线验证系统或点击备案表(邮件格式)中的在线验证码，进行不限次地免费打印和验证。系统提供三种备案表样式。
众所周知，报考在职研究生的方式有一月联考和同等学力申硕两种，一月联考是可以获得双证的(学位证和学历证)，而同等学力申硕只能获得单证(只有学位证)。所以，只有双证在职研究生(有学历证)，才能生成电子备案表。
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